Guider · oppdatert 31. oktober 2026
Innkjøpsrutine og leverandørkrav: én side og én liste, med mal
Felleskriteriene krever to ting om innkjøp: en rutine som dere faktisk bruker (#2167), og en oversikt over de vesentlige leverandørene med krav til dem (#2168). Det trenger ikke være mer enn én side og én liste. Her er en mal dere kan kopiere og tilpasse.
Hva kravene sier
Med våre ord:
| Nr. | Kravet | Det dere må kunne vise |
|---|---|---|
| #2167 | En rutine som tar hensyn til klima, miljø og arbeidsmiljø ved innkjøp. Den skal minst dekke de vesentlige innkjøpene av varer og tjenester. | Rutinen, og hvordan den brukes i praksis. |
| #2168 | En oversikt over de vesentlige leverandørene, og krav til dem om klima, miljø og arbeidsmiljø i tråd med rutinen. | Leverandørlisten og kravene. |
Arbeidsmiljø er med i begge, så en rutine som bare handler om miljømerker, dekker ikke hele kravet. Dere må også kunne vise til praksis: en rutine som bare ligger i en perm, er ikke nok.
Kriterieteksten for private og statlige virksomheter sier ikke hva rutinen skal inneholde, eller hva som regnes som vesentlig. Den fulle teksten ser dere i Miljøfyrtårnportalen eller LUMA. Kriteriene for kommuner er mer detaljerte: der skal rutinen minst ha en vurdering av behovet, krav til varer, tjenester og leverandører, og oppfølging av kontrakter. Det er en god oppskrift også for andre, så malen under er bygget slik.
Hva er et vesentlig innkjøp?
Vi foreslår to spørsmål. Dette er vårt råd, ikke stiftelsens:
- Hvor mye kjøper dere? Ta ut fjorårets innkjøp per leverandør fra regnskapet og sorter etter beløp. Noen få leverandører står som regel for det meste.
- Hvor stor er belastningen? Et lite innkjøp kan telle hvis det gjelder kjemikalier, transport, mat, bygningsarbeid eller varer fra land der arbeidsforholdene er usikre.
Skriv ned hvordan dere valgte. Da har dere et svar når sertifisøren spør hvorfor akkurat disse står på listen.
Malen for innkjøpsrutinen
Kopier teksten til et dokument, bytt ut det som står i klammer og stryk det som ikke passer driften deres.
Rutine for innkjøp i [virksomheten]
Ansvarlig: [rolle]. Sist gjennomgått: [dato]. Gjelder alle som bestiller eller kjøper inn.1. Behovet. Før vi kjøper, spør vi: Trenger vi dette? Har vi det allerede? Kan det repareres, lånes, leies eller kjøpes brukt? Hvor mye trenger vi, slik at vi ikke kjøper for mye?
2. Produktet. Vi velger varer med anerkjent miljømerke, som Svanemerket eller EU Ecolabel, når de finnes og dekker behovet. Vi legger vekt på lang levetid, lav energibruk og mulighet for reparasjon. Vi velger bort produkter med farlige stoffer når det finnes et tryggere alternativ.
3. Leverandøren. Ved nye avtaler og vesentlige innkjøp spør vi om leverandøren er Miljøfyrtårn-sertifisert eller har tilsvarende miljøledelse, og vi bruker kravene i leverandørlisten vår.
4. Arbeidsmiljøet. Vi spør om leverandøren følger reglene for lønn og arbeidsforhold, og vi bruker ikke leverandører vi vet bryter dem.
5. Oppfølging. Vi sjekker at det vi fikk, er det vi ba om. Avvik tar vi opp med leverandøren. Vesentlige innkjøp føres i innkjøpsloggen.
6. Gjennomgang. Ansvarlig går gjennom rutinen og leverandørlisten én gang i året, før ledelsens evaluering, og justerer etter målene våre.
Står det i rutinen at dere gjør noe, bør dere gjøre det. Skriv heller én ting dere følger, enn fem dere ikke følger. Malen er vårt forslag, ikke en mal fra Miljøfyrtårn.
Leverandørlisten, med krav
Dette dekker #2168. Tre kolonner holder. Eksemplene er oppdiktet.
| Leverandør | Krav vi stiller | Status |
|---|---|---|
| Renholdsfirma | Miljømerkede midler, ordnede arbeidsforhold | Står i avtalen |
| Kontorvarer | Miljømerket som standardvalg, samlet levering | Spurt, svar mottatt |
| Elektriker | Miljøsertifisert eller tilsvarende, avfallet leveres riktig | Tas opp ved neste oppdrag |
Kravene må være stilt, men de kan stilles enkelt. Tre måter, fra det enkleste:
- I bestillingen eller e-posten. «Vi er Miljøfyrtårn-sertifisert og foretrekker miljømerkede produkter. Kan dere tilby det?»
- I en egenerklæring. Skagerrak Sparebanks rutine ber for eksempel leverandører med omsetning over 300 000 kr signere en egenerklæring for leverandøradferd.
- I avtalen. Skriv kravene inn ved nye avtaler, så gjelder de hele perioden.
Krav dere kan kopiere:
Leverandøren skal ha Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS eller tilsvarende miljøledelse, eller kunne beskrive hvordan miljøarbeidet er organisert.
Varer skal ha anerkjent miljømerke der det finnes for samme bruk.
Leverandøren skal følge gjeldende regler for lønn, arbeidstid og arbeidsmiljø, også hos underleverandører.
Leverandøren skal gi oss kjøpsstatistikken vi trenger til klima- og miljørapporten, innen 15. januar.
Det siste kravet sparer tid hvert år. Se guiden om klima- og miljørapporten.
Slik viser dere at rutinen brukes
En enkel logg holder. Ta med noen innkjøp i året, også dem der dere endte med å ikke kjøpe. Eksemplene er oppdiktet.
| Innkjøp | Vurdering | Resultat |
|---|---|---|
| 12.2. Kontorstoler | Seks stoler var slitt, og reparasjon gikk ikke. Sammenlignet nye og brukte. | Kjøpte brukte stoler. |
| 3.6. Renhold | To tilbud. Spurte om miljømerke og arbeidsforhold. | Kravene står i den nye avtalen. |
| 9.9. Skriver | Sjekket om den gamle kunne repareres. | Reparert, ingen kjøp. |
Fem vanlige feil
- Rutinen handler bare om miljø. Kravet gjelder også klima og arbeidsmiljø.
- Listen har navn, men ingen krav. #2168 krever begge deler.
- Ingen eksempler. Skriv ned noen innkjøp mens dere gjør dem, ikke kvelden før revisjonen.
- De som bestiller, kjenner ikke rutinen. Legg den der bestillingene gjøres, og nevn den ved opplæring.
- Rutinen står stille. Får dere nye mål for innkjøp, må rutinen følge etter. Ta den opp i ledelsens evaluering.
Listen er vår egen vurdering, ikke stiftelsens.
Vil dere ha det skrevet for dere?
Resertifiseringspakken (3 900 kr) går gjennom hvert kriterium på listen deres, også disse to. Mangler noe skriftlig, får dere et utkast. En KI-assistent skriver det innen én virkedag etter betaling, og det den ikke vet, blir et spørsmål til dere. Dere leser, retter og bestemmer selv hva dere vil forplikte dere til. Se et eksempel.
Kilder: felleskriteriene #2167 og #2168 fra Miljøfyrtårns oversikt over gjeldende kriterier (kriteriesettet «Felleskriterier, privat og statlig»), lest 31. oktober 2026. Innholdet i rutinen for kommuner: felleskriterier for kommuner fra 2023, lest 31. oktober 2026. Rutinen som eksempel: Skagerrak Sparebank, rutine for innkjøp, lest 31. oktober 2026. Kriteriene kan endres; det som står i deres egen portal, gjelder.